Dokument Management
Enterprise Content Management hilft Ihnen, sich im Wettbewerb durch die Erstellung, den Zugriff, die gemeinsame Nutzung und die Transformation von Inhalten, Dokumenten und Informationen aller Art zwischen Ihren Mitarbeitern und Geschäftspartnern, Dienstleistern und Kunden sowie zwischen Ihren Unternehmenseinheiten an verschiedenen Standorten hervorzuheben. Dokumenten-Management-Systeme sind Anwendungen, die für die Archivierung und Speicherung von Informationen und Dokumenten in einer elektronischen Umgebung sowie deren effiziente und sichere Verwendung entwickelt wurden.Finedoc bietet seinen Kunden das am besten geeignete Dokumentenmanagementsystem für ihre Bedürfnisse.
Schätzungen zufolge sind 80% der erzeugten Informationen in den Unternehmen in den Dateien, E-Mail, Multimedia-, Text-, Formular- und Dokumentendaten enthalten.
Obwohl diese Informationsmenge tatsächlich einen Wettbewerbsvorteil bedeutet, ist die effiziente Verwaltung dieser Informationen der Schlüssel zum Erreichen dieses Vorteils. Unser technisches Team hat diese Lösungen seit vielen Jahren in vielen angesehenen Unternehmen implementiert und haltet diese Lösungen Aktuel und bietet in allen Bereichen dazu nötigen Support an.
Warum Document Management?
- Speichern von Dokumenten und Informationen in persönlichen Umgebungen: Desktop, privater Ordner, öffentliche Ordner, die für andere Einheiten nicht zugaenglich sind.
- Die andere berechtigten Personen können Dokumente und Informationen nicht finden oder sehr viel Zeit dabei dabei verlieren
- Verlorene Dokumente aufgrund von Systemproblemen (Backup, Archivierungsprobleme)
- Viel Zeit für die Wiederherstellung der verlorenen Dokumente investieren
- Verwechslung durch Duplizierung von Dokumenten kann für ein Unternehmen verherende Folgen haben
- Das Risiko des unbefugten Zugriffs auf die Dokumentation
- Outside leakage von vertraulichen Dokumenten von Institutionen
- Gefahr durch unbefugten Zugriff auf die vertraulichen Dokumenten innerhalb der Organisation
- Änderungen am Dokument können nicht verfolgt werden
Vorteile des Dokumentenmanagements:
- Steigerung der Unternehmensleistung und Produktivität
- Sehr einfacher und sofortiger Zugriff auf Informationen und Dokumentation
- Angemessene Berechtigung für die Organisation
- Zugang zu Dokumenten innerhalb der Rechte von autorisierten Personen, Verhinderung von nicht autorisierten Personen
- Versionierung, Speicherung und Reporting der vorgenommenen Änderungen
- Papierlose Arbeitsumgebung
- Direkte Integration mit MS Office und vielen anderen Anwendungen
- Minimierung des Risikos von Dokumentenverlust
- Einfacher Dokumentenaustausch
- Möglichkeit, über Web auf Dokumente zuzugreifen
Business Prozess Management
Business Prozess Management ist der Prozess der Analyse und Verbesserung von Geschäftsprozessen, um eine effizientere und effektivere Organisation zu schaffen. Geschäftsprozessmanagement wird oft als Aufgabenmanagement oder Projektmanagement bezeichnet. BPM konzentriert sich auf sich wiederholende und fortlaufende Prozesse, die einem vorhersehbaren Muster folgen. In Unternehmen, die keine BPM implementieren, wird es festgestellt, dass die Prozesse zu lange dauern, die vorgegebenen Zeiten nicht eingehalten werden und die Reaktionen nicht wie erwünscht erfolgen. Da die Mitarbeiter nicht dieselben Informationen haben, kommt es zu unnötigen und langwierigen Suchen und die Produktivität sinkt. Dies wirkt sich negativ auf die Motivation der Mitarbeiter aus und verursacht Kundenunzufriedenheit. Der Umlauf von Dokumenten in der manuellen Prozessmanagement-Umgebung verursacht einen erheblichen Papier- und Zeitverlust.Der größte Beitrag zu dieser Situation kommt von den Automatisierungssystemen für Geschäftsprozesse, in denen die Aktivitäten der Organisation festgelegt und die Prozesse modelliert werden.
Warum Business Process management?
- Unkontrollierte Manuelle Arbeitsprozesse
- Schwerigkeiten bei der Einhaltung der Verfahren und Standards
- Probleme bezüglich Zusammenarbeit in Teams
- Standortunterschiede
- Das Ziel eines schnellen und fehlerfreien Geschäfts in kritischen Prozessen
- Der Wunsch, durch Technologie den Wettbewerb hinter sich zu lassen
- Einfache Umwandlung von manuellen Prozessen in die elektronische Umgebung
Ihre Vorteile:
- Sie verbessern Ihre organisatorische Leistung, es passieren weniger Fehler
- Sie profitieren von mehr Mitarbeiterproduktivität sowie gesenkten Kosten
- Bietet die Entwicklung eines prozessbasierten Ansatzes für die Unternehmensführung
- Warnmechanismen helfen, dass Prozesse nicht stecken bleiben
- Trägt zur Institutionalisierung des Unternehmens nach den Standards bei
- Mit elektronischer Form und digitaler Signatur beseitigen Sie die Verwendung von Papier
- Stellt blinde Stellen ein, die den Prozessablauf verzögern
- Erhöhung der Überwachungs-, Kontroll- und Analysemöglichkeiten von Prozessen
- Bietet die Möglichkeit, Prozesse sehr einfach zu aendern und zu optimieren
Scannen und Datenerfassung
Mit einer Scanning bzw. Datenerkennungs-Software erfassen Sie Informationen schnell und sicher. Sie digitalisieren Papierdokumente, lesen Daten aus verschiedensten elektronischen Quellen ein und lassen sie unmittelbar in Ihr Zielsystem automatisch einfliessen. Mit den namhaften Produkten von Firmen wie ecoDMS, Bimser, Kofax und AnyDoc, die mit unseren professionellen Dienstleistungen angeboten werden, garantieren Ihnen die erfolgreiche Konvertierung Ihrer Dokumente in digitale Assets oder die Installation Ihrer eigenen Imaging-Systeme.
Ihre Vorteile:
- Eine speditive Eingangsverarbeitung
- Eine bessere Datenqualität dank Prüfungsmechanismen
- Automatische Weitergabe der Daten an Ihr ERP- bzw. Ihr Ablagesystem
- Eine höhere Produktivität dank schnellem Zugriff
- Weniger Platzbedarf für die Archivierung durch die Eliminierung von Papierbergen und Doppelspeicherungen.
KI-Unterstützung
KI-gestütztes Dokumentenmanagement ist ein leistungsstarkes Werkzeug zur Steigerung der Effizienz von Geschäftsprozessen. Insbesondere in großen Unternehmen oder Organisationen mit hohem Dokumentenaufkommen bieten KI-Lösungen erhebliche Vorteile:
Die Erstellung von Vertragsentwürfen mithilfe von KI bietet deutliche Vorteile hinsichtlich Geschwindigkeit und Standardisierung. Vor allem bei wiederkehrenden Vertragsarten (Lieferantenverträge, Arbeitsverträge, Geheimhaltungsvereinbarungen usw.) steigern KI-gestützte Systeme die Effizienz und gewährleisten einen reibungslosen Arbeitsablauf ohne übermäßigen Personalaufwand.
Professionelles Webdesign
Eine starke digitale Präsenz ist heutzutage unerlässlich. Mit unseren professionellen Webdesign- und Software-Services setzen wir Ihre Marke optimal in Szene und bieten moderne, schnelle Lösungen mit Fokus auf Benutzerfreundlichkeit. Jedes Unternehmen hat individuelle Bedürfnisse. Deshalb entwickeln wir statt vorgefertigter Templates maßgeschneiderte Designs und skalierbare Software-Infrastrukturen. Wir ermöglichen Ihnen, Ihre Zielgruppe einfacher zu erreichen – mit responsiven, SEO-optimierten und leistungsstarken Websites.
Unser erfahrenes Team entwickelt Unternehmenswebsites, E-Commerce-Plattformen, individuelle Softwareprojekte und webbasierte Anwendungen und bringt Ihr Unternehmen in der digitalen Welt voran. Sicherheit, Geschwindigkeit und Benutzerfreundlichkeit stehen bei uns an erster Stelle.
Wenn Sie Ihre Marke digital stärken, sich von der Konkurrenz abheben und einen professionellen Eindruck hinterlassen möchten, sind Sie bei uns genau richtig. Lassen Sie uns gemeinsam wirkungsvolle Projekte realisieren.
Beratungsleistungen
Finedoc ist mit ihrer Expertise in den Bereichen Dokumentenmanagement und Geschäftsprozess-management sowie IT Service-Management, Business-Analyse, Projekt- und Test-Management-Systeme in der Lage, ihren Kunden von der strategischen Beratung über die Planung und Entwicklung bis hin zur Implementierung und darüber hinaus die besten Dienstleistungen zur Verfügung zu stellen.
Der Grund, warum Finedoc nach immer mehr zu einem gefragten Unternehmen wird, liegt daran, dass wir fundiertes technisches Know-how besitzen und das klare Ziel verfügen, Lösungen zu finden, die Ihr Unternehmen voranbringen.
Entwicklung:
Oftmals müssen Sie zur vollständigen Kundenzufriedenheit die angebotene Standardsoftware angepasst werden. In seiner Software-Entwicklungsabteilung passt Finedoc fertige Lösungen in Richtung der Kundenwünsche an, erstellt Schnittstellen und Zusatzfunktionen für bestehende Anwendungen.
Ausbildung:
Neben Schulungen zu den von Finedoc angebotenen Produkten werden Schulungen in den Bereichen Projektmanagement, IT-Service-Management, Businessanalyse und Testmanagement angeboten.
Support
In der heutigen sich schnell verändernden Umgebung erfordern selbst die stabilsten Lösungen Wartung und Support auf minimalem Niveau. Finedoc wird Ihnen weiterhin zur Seite stehen, um die Anwendungen nach erfolgreichem Abschluss der Projekte mittel- und langfristig erfolgreich weiterzuführen. Im Laufe der Jahre hat Finedoc ein Team von hochrangigen Experten und Technikern entwickelt, um eine voll erfüllte Kundenzufriedenheit zu gewährleisten.
- Wir vereinbaren mit Ihnen für Ihre Systeme SLA’s, die für den Betrieb am besten sicherstellen und garantieren, dass Ihre Systeme gemäss Ihren Anforderungen funkitonieren.
- Wir stellen mit regelmässigen Schulungen sicher, dass das Produkten-Knowhow in Ihrem Unternehmen auch für die sich verändernde Personalstruktur weiterhin bestehen bleibt.